Tööinspektsiooni kontroll ei pea olema sündmus, mis paneb juhi muretsema või sunnib meeskonda nädalateks paberivirnadesse kaevuma. Rehvid Pluss OÜ kogemus näitab, et parim aeg protsesside korrastamiseks on siis, kui eelmine kogemus on andnud õppetunni ja soov on saavutada täielik kontroll oma dokumentatsiooni üle.
Rehvid Pluss OÜ töö on selgelt hooajaline. Kevad ja sügis tähendavad suurt rehvivahetuse lainet, rohkem kliente, kiiremat tempot ja sageli ka ajutist lisatööjõudu. Just sellises tempos on kõige keerulisem hoida tööohutuse dokumendid ja tutvumise tõendid nii korras, et kontrolli hetkel ei hakkaks keegi midagi taga otsima. Küsisime juhatuse liikmelt Kristjan Suurekivilt, kuidas nad oma protsessid uuele tasemele viisid.
1. Teie ettevõte on läbinud Tööinspektsiooni kontrolli ka varem. Millise kogemuse see teile andis?
Kristjan Suurekivi meenutab, et varasem kogemus paberimajandusega oli ebamugav ja aeganõudev. „Eesmärk oli toona küll praktiline, aga teostus keeruline: kõik, mida inspektor küsis, pidi olema ette näidatav, aga dokumentide tagaajamine failiserveritest ja paberikaustadest tekitas asjatut stressi,“ nendib ta.
See kogemus kinnitas vajadust süsteemi järele, kus mitte miski ei ole „kusagil failis“, vaid kõik on kohe kättesaadav. „Me saime aru, et kontrolliks valmistumine ei peaks olema kampaaniakorras paberite lappamine, vaid loomulik osa igapäevatööst. Soovisime saavutada olukorra, kus saame ise igal hetkel kiire pildi ette, mis on korras ja mis vajab täiendamist. Nii väldime paanikat, kui inspektor peaks uksele koputama,“ selgitab Kristjan.
2. Miks otsustasite kasutusele võtta just Statone HR-i tööohutuse mooduli?
Kristjani sõnul oli peamine ajend soov vabaneda paberitega seotud ebakindlusest. „Enne Statone HR-i oli suurim mure seotud just tõendatavusega. Juhendid olid meil tegelikult olemas, aga need asusid laiali erinevates failides ja kaustades. See muutis tervikpildi hoomamise võimatuks,“ ütleb ta.
Rehvid Plussis on lihtne reaalsus: hooajaline tempo tähendab kiireid värbamislaineid ja me ei saa lubada, et juhendamine jääb tegemata, sest „paberileht jäi kapi peale“. „Statone HR tõi meie personalitoimingutesse selguse. Kui uus mehaanik tuleb tööle, saab ta kõik ohutusjuhendid otse oma nutitelefoni, loeb läbi ja kinnitab digitaalselt. Efektiivsuse võit on drastiline: paberil kulus juhendamisele ligi 45 minutit inimese kohta, Statone HR-is võtab see alla 10 minuti. 50 töötaja puhul säästame ainuüksi paberimajanduse pealt 30 tundi väärtuslikku tööaega aastas.“
3. Milline on teie suurim õppetund tööohutuse korraldamisel kiirel kasvuajal?
„Minu jaoks on olnud suurim selgushetk see, et “dokument on olemas” ei tähenda sama, mis “dokumendi tutvumine on tõendatud”. Just siin tekivad käsitöö puhul paratamatult augud sisse,“ nendib Kristjan.
Ta rõhutab iseteenindusportaali rolli: „Statone HR on meie jaoks nagu kindlustuspoliis. See, et iga töötaja saab suvalisel hetkel telefonist juhendeid vaadata, annab kindluse ka kontrolli vaates. Kättesaadavus ja digitaalne ajamärgis on need, mida inspektor päeva lõpuks näha tahab. Sa ei soovi ootamatu kontrolli hetkel hakata taga otsima kadunud e-kirju või allkirjalehti.“
4. Nüüd, mil kuulute Tööinspektsiooni 2026. aasta kontrollivalimisse, kui palju aega kulutate ettevalmistusele?
Kristjan selgitab, et kuna nad tegid vajalikud sammud protsesside korrastamiseks juba varem, on seekordne ettevalmistus pigem rutiinne ülevaatus, mitte suur „päästeprojekt“. Enne hooaja tippu logitakse süsteemi sisse ja veendutakse, et riskianalüüs on ajakohane ning uute liitujate kinnitused korras.
„Valmistumine tähendab minu jaoks sel aastal vaid ühte koondaruannet ja veendumust, et kõik on digitaalselt kinnitatud. See pakub juhile hingerahu, et tõendusmaterjal on igal sekundil esitamiseks valmis. Meie fookus peab olema klientidel ja rehvivahetusel, mitte paberivirnadel,“ võtab Kristjan teema kokku.
Rehvid Pluss OÜ kogemus näitab, et süsteemne lähenemine on parim viis vältida juriidilisi riske ja säästa aega. Kui soovid sarnaselt Kristjaniga inspektori visiidile rahumeelselt vastu minna, proovi Statone HR lahendust ja koonda oma tööohutus ühte turvalisse kohta.
